Fini la rédaction à la main. Un SaaS québécois qui change la donne.
Un problème que chaque pharmacien propriétaire connaît
L’inspection de l’OPQ est dans trois semaines. Vous ouvrez le dossier de vos politiques et procédures et vous réalisez que la moitié des documents datent d’au moins cinq ans, que certains ne reflètent plus vos pratiques actuelles, et que les nouvelles exigences ne sont nulle part documentées.
Vous n’êtes pas seul. Pharmaflows a été conçu pour ça, justement. Les politiques et procédures (P&P) sont à la fois une obligation réglementaire, un outil de gestion essentiel, et une protection juridique en cas d’incident; mais leur rédaction, leur mise à jour et leur gestion, et surtout faire intégrer cela à votre équipe, représentent un fardeau administratif considérable.
1. Les P&P en pharmacie : une obligation, pas une option
L’OPQ est explicite : le/la pharmacien(ne) propriétaire est responsable de rédiger et d’implanter des politiques et procédures claires afin d’encadrer les façons de faire au sein de son équipe. Ces P&P doivent répondre clairement aux questions « Qui ? », « Quoi ? » et « Comment ? », et être révisées au moins annuellement.
- Standardiser les pratiques et réduire les erreurs
- Encadrer la délégation des actes aux ATPs et techniciens (norme OPQ 2010.01)
- Protéger le pharmacien en cas d’incident ou d’inspection disciplinaire
- Assurer la continuité des soins lors de changements de personnel
2. Le problème réel : combien de temps ça prend ?
Pour rédiger un jeu complet de P&P conformes, circuit du médicament, délégation DVCC, Politique et documentation RH, Loi 25, … il faut entre 80 et jusqu’à 220 heures de travail. En supposant qu’on ait les outils, le temps de le faire en plus de gérer l’officine au quotidien.
- P&P rédigées à l’ouverture, rarement mises à jour
- Fichiers Word circulant par courriel, ou sur clé USB version à jour impossible à identifier
- Loi 31 et Loi 67 : nouvelles responsabilités cliniques sans P&P correspondantes
- Loi 25 (pleinement en vigueur depuis sept. 2024) ignorée dans la majorité des P&P actuelles
Nous avons vu des pharmacies bien gérées recevoir des plans de correction lors d’inspections OPQ, non pas parce qu’elles pratiquaient mal, mais parce qu’elles ne documentaient pas bien. La documentation réglementaire est une compétence à part entière. La déléguer à un SaaS qui connaît le cadre québécois, c’est une décision stratégique, pas un raccourci.
3. PharmaFlows Les modules de la plateforme
| Module Pharmaflows | Ce que ça génère | Bénéfice réglementaire |
| Circuit du médicament | P&P couvrant réception, entreposage, préparation, distribution, retour, destruction | Conforme aux standards OPQ et questionnaire d’inspection |
| Standards de procédures (SPs) | P&P opérationnelles pour chaque étape du flux de travail en officine | Rédigées selon le canevas OPQ norme 2010.01 |
| Délégation & vérification | Procédures de délégation contenant-contenu, double vérification ATPs/techniciens | Conforme au règlement OPQ sur les activités délégables |
| Fonctions RH | Politiques d’intégration, formation, évaluation et gestion du personnel | Réduction des litiges, documentation probante |
| Conformité Loi 25 | Politique de confidentialité en pharmacie Procédure de gouvernance des données personnelles patients et employés | Amendes jusqu’à 25 M$ ou 4 % du CA en cas de non-conformité |
| Xpir pour la Gestion des expirés | Gestion et prévention des pertes sur produits périmés | ROI mesurable dès le premier trimestre |
| RxConscili pour le calucul de vos Allocations professionnelles | Gestion comptable des allocations professionnelles + rapports automatisés | Conformité RAMQ & transparence financière |
4. Avec versus sans Pharmaflows
| Avec PharmaFlows | Sans PharmaFlows |
| P&P générées en quelques minutes | Rédaction manuelle : 40 à 80 heures par pharmacie |
| Mises à jour automatiques si l’OPQ change ses normes | Risque de P&P obsolètes lors d’une inspection |
| Conformité Loi 25 intégrée dès la conception | Conformité ajoutée après coup, souvent incomplète |
| SaaS 100 % infonuagique, sécurisé et accessible partout | Fichiers Word partagés par courriel, versionnage ingérable |
| RH, délégation et pharmacien(ne), cahier de liaison, horaire, … au même endroit | Silos : chaque intervenant gère ses propres documents |
| Conçu par des pharmaciens, pour des pharmaciens | Gabarits génériques non adaptés au cadre québécois |
5. La Loi 25 : le risque que la majorité des pharmacies ignore encore
Depuis le 22 septembre 2024, l’ensemble des dispositions de la Loi 25 sont pleinement en vigueur. En pharmacie, les données concernées incluent les dossiers pharmacothérapeutiques, les renseignements des employés, et éventuellement, des données partagées avec des partenaires.
Ce que peu de pharmacien(ne)s savent: La non-conformité à la Loi 25 expose les entreprises à des amendes pouvant atteindre 25 millions de dollars ou 4 % du chiffre d’affaires. La Commission d’accès à l’information (CAI) peut enquêter sur plainte. La proactivité est récompensée, commencer maintenant vaut mieux qu’attendre un incident.
6. Fièrement développé au Québec
Pharmaflows est calibré sur les normes OPQ, la Loi sur la pharmacie, la Loi 25, la Loi 31 et la Loi 67. Rédigé en français et en anglais. Hébergé au Canada, conformité Loi 25 sur la localisation des données garantie. Mis à jour en continu dès que le cadre réglementaire évolue.
La rentabilité se défend avec des chiffres
Un(e) pharmacien(ne) propriétaire dont les P&P sont à jour et bien documentées passe moins de temps dans des peurs administratives et plus de temps avec ses patients.
Pharmaflows n’est pas une dépense, c’est un investissement dont le retour se mesure en heures récupérées, en risques évités, et en tranquillité d’esprit réglementaire.
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Voir la plateforme en action pharmaflows.ca
Sources & références
OPQ: guide.standards.opq.org
Programme de surveillance 2024-2025 et 2025-2026
Normes 2010.01 et 2010.01.01
Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) · Lois 31 et 67
Assemblée nationale du Québec
Questions fréquentes
Qu’est-ce que Pharmaflows et à qui s’adresse cette plateforme ?
Pharmaflows est un SaaS (Software as a Service) québécois conçu pour générer automatiquement les politiques et procédures (P&P) réglementaires des pharmacies communautaires au Québec, manager l’équipe labo et suivi RH, générer des rapports et comptabiliser les allocations professionnels, … Il s’adresse aux pharmaciens propriétaires qui qui ont besoin de temps pour les actes pharmaceutiques et donner plus de temps à leur patientèle, et surtout satisfaire aux obligations documentaires de l’OPQ (norme 2010.01, circuit du médicament, délégation, etc.) en passant par les exigences de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Pharmaflows est aussi pertinent pour les laboratoires pharmaceutiques qui souhaitent aider leurs clientes pharmacies partenaires à être mieux organisées et conformes.
Combien de temps faut-il pour générer ses P&P avec Pharmaflows ?
Là où la rédaction manuelle peut prendre entre 80 et 140 heures selon la taille et la complexité de votre officine, Pharmaflows génère un jeu complet de P&P en quelques clics, de quelques minutes à quelques heures pour la personnalisation. La plateforme pose des questions ciblées sur votre contexte (taille de l’équipe, types de services, actes délégués, outils utilisés) et génère des documents adaptés à votre réalité, conformes aux normes OPQ et à la Loi 25 en vigueur.
Les P&P générées par Pharmaflows sont-elles conformes aux inspections OPQ ?
Pharmaflows est construit sur les normes de pratique de l’OPQ, notamment les normes 2010.01 et 2010.01.01 sur la délégation, le Guide des standards de pratique, et le questionnaire d’inspection du circuit du médicament. Cela dit, une P&P généreée est une base de départ que la/le pharmacien(ne) propriétaire doit valider, adapter à son contexte et adopter officiellement. L’OPQ inspecte la qualité et l’application des P&P, pas seulement leur existence. Pharmaflows vous donne le cadre, votre engagement professionnel fait le reste
Pharmaflows couvre-t-il les obligations de la Loi 25 du Québec ?
Oui. Pharmaflows intègre un module spécifique Loi 25 qui génère la politique de gouvernance des données personnelles, la procédure de notification d’incident de confidentialité, et les éléments de base d’une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Ces documents couvrent les données des patients, des employés et des partenaires autorisés. L’ensemble est pensé pour répondre aux exigences de la Commission d’accès à l’information (CAI) du Québec.
Pharmaflows fonctionne-t-il pour les pharmacies d’établissement (hôpitaux) ou uniquement pour les pharmacies communautaires ?
Pharmaflows est actuellement optimisé pour les pharmacies communautaires au Québec, c’est le marché que nous connaissons le mieux et pour lequel nous avons développé notre expertise. Certains modules (circuit du médicament, délégation, Loi 25) sont pertinents dans d’autres contextes, mais les spécificités des pharmacies d’établissement (A.P.E.S., soins intensifs, chimiothérapie) nécessiteraient des adaptations supplémentaires. Contactez-nous pour discuter de vos besoins spécifiques.
www.turbo-sbi.com
